مدیریت زمان چیست؟ بهترین تکنیک های مدیریت زمان کدام است؟ آیا time-management یک مهارت روانی است یا یک مهارت بهبود و توسعه فردی؟ چطور از اتلاق وقت جلوگیری نماییم؟
اگر شما هم میخواهید با آموزش مدیریت زمان به موفقیت در زندگی شخصی و کسبوکار برسید، تا آخر این آموزش همراه ما بمانید، زیرا قرار است بهترین تکنیک‌هایی مدیریت زمان را با هم بررسی کنیم که کاملا ابتکاری هستند و در هیچ کتاب یا دوره آموزشی یافت نمیشوند!
در گام اول و قبل از آموزش مدیریت زمان ما باید با آموزش عزت نفس احساس ارزشمنذی کنیم تا نگذاریم دیگران وقت ما را تلف کنند و به علاوه با آموزش اعتماد به نفس به توانایی‌های خود در پیشبرد اهداف باور داشته باشیم و با افزایش هوش هیجانی و کنترل خشم نگذاریم حرف‌های دیگران ذهن ما را مشغول کند و وقتمان با این چیزها تلف شود.
برای جلوگیری از اتلاف وقت سریعا و در گام اول به به بررسی تکنیک های مدیریت زمان میپردازیم تا شما بتوانید هر چه زودتر با به کارگیری این تکنیک ها و روش ها زندگی خود را متحل نمایید و در عین حال اگر به دنبال تعاریف و مباحث نظری هستید میتوانید تا آخر این مقاله همراه ما بمانید تا به صورت جامع این موارد را با هم بررسی کنیم.
تکنیک های مدیریت زمان
در ادامه به بررسی برترین تکنیک های مدیریت زمان مپیدازیم و شما میتوانید با به کار بستن این موارد از وقت و عمر خود بهتر و بیشتر استفاده نمایید:
- اولویت بندی: وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها شناسایی و اولویت بندی کنید. از روش هایی مانند ماتریس آیزنهاور (دسته بندی وظایف به چهار ربع: فوری و مهم، مهم اما نه فوری، فوری اما نه مهم، نه فوری و نه مهم) برای اولویت بندی کارهای خود استفاده کنید.
- فهرست کارها: فهرست کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه ایجاد کنید تا وظایفی که براساس تکنیک مدیریت زمان (اولویت بندی) اول مشخص کردید را پیگیری و سازماندهی کنید. وظایف بزرگتر را به وظایف فرعی کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید و یادتان باشد که حتی پیتزا را هم قاچ، قاچ میخوریم (البته معمولا).
- انسداد زمان: بلاک های زمانی خاصی را برای وظایف یا فعالیت های مختلف اختصاص دهید. این تکنیک مدیریت زمان به شما کمک می کند تا روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید و از انجام چند کار به صورت همزمان (و احتمالا ناقص انجام دادن همه کارها) اجتناب کنید.
- تکنیک پومودورو: این تکنیک مدیریت زمان که از روش های اصلی مبانی تمرین دوی سرعت آمده به این صورت است که به جای کار کردن طولانی مدت با راندمان کم صورت متمرکز در فواصل زمانی مشخص و البته نسبتا کوتاه با راندمان بالا کار کنید. یک تایمر برای 25 دقیقه کار و سپس 5 دقیقه استراحت تنظیم کنید. پس از چهار چرخه، 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید.
- ضرب الاجل تعیین کنید: این تکنیک مدیریت زمان به این صورت است که برای کارهای خود ضرب الاجل تعیین کنید تا احساس فوریت و مسئولیت پذیری در شما ایجاد شود. در مورد ضرب الاجل های خود واقع بین باشید و هر گونه وابستگی یا عوامل خارجی که ممکن است بر جدول زمانی شما تأثیر بگذارد را در نظر بگیرید.
- از به تعویق انداختن کارها اجتناب کنید: علل اصلی اهمال کاری را شناسایی و به آنها رسیدگی کنید. وظایف را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید، حواس‌پرتی‌ها را از بین ببرید و برای تکمیل کارها به خودتان پاداش دهید. نکته ای که در این تکنیک مدیریت زمان معمولا به آن دقت نمیشود این است که به جای تنبیه کردن و خود خوری سعی کنید دلایل اهمال کاری را شناسایی و با تعیین جایزه و هدف گذاری مجدد برای انجام کارها خود را تشویق نمایید.
- ردیابی زمان: یادداشتی از نحوه صرف وقت خود برای شناسایی فعالیت‌ها یا ناکارآمدی‌های اتلاف‌کننده زمان نگهدارید. از ابزارها یا برنامه های ردیابی زمان برای نظارت بر فعالیت های خود استفاده کنید. در این تکنیک مدیریت زمان هدف آگاهی از کارها و فعالیت هایی است که به نوعی وقت ما را تلف میکنند و ما حتی آن ها را در نظر نمیگیریم. به عنوان مثال ممکن است درست کردن قهوه، چرخیدن در اکسپلور اینستاگرام و… خیلی بیشتر از چیزی که فکر میکنیم وقتمان را هدر دهند.
- تفویض اختیار و برون سپاری: یاد بگیرید که وظایف را به دیگران محول کنید، به خصوص زمانی که مناسب و امکان پذیر باشد. برون سپاری کارهایی را در نظر بگیرید که در تخصص شما نیستند یا می توانند توسط دیگران با کارایی بیشتری انجام شوند. برای به کارگیری این تکنیک مدیریت زمان با یک محاسبه ساده میتوانید متوجه شوید که هر ساعت شما چند تومان ارزش دارد و سپس هر کاری که میخواهید انجام دهید از خود بپرسید آیا ارزشش را دارد یا خیر؟ کسی که ساعتی 1 میلیون تومان در می آورد ارزش دارد 2 ساعت وقت خود را برای کاری که 200 هزارتومان ارزش دارد تلف کند؟
- دسته‌بندی وظایف مشابه: این تکنیک مدیریت زمان به این صورت است که کارهای مشابه را با هم گروه‌بندی کنید تا کارایی را افزایش داده و تغییر زمینه را کاهش دهید. به عنوان یک مثال ساده، به جای چک کردن دایرکت اینستاگرام، تلگرام و حتی ایمیل های دریافتی در طول روز، یک زمان مشخص در طول روز را به عنوان ساعت چک کردن در نظر یگیرید و در آن زمان اینستاگرام، تلگرام و… را چک نمایید.
- از تعهد بیش از حد بپرهیزید: یاد بگیرید که وقتی بشقاب شما پر شده است، نه بگویید. در مورد آنچه که می توانید در یک بازه زمانی معین انجام دهید واقع بین باشید و برای محافظت از زمان خود حد و مرزی تعیین کنید. برای به کار بستن این تکنیک مدیریت زمان لازم است که تکنیک های آموزش متقاعدسازی را به کار ببندید.
- عوامل حواس پرتی را محدود کنید: وقفه ها و حواس پرتی هایی که دزد عمرتان هستند را به حداقل برسانید. اعلان‌ها را در تلفن یا رایانه خود خاموش کنید، برگه‌ها یا برنامه‌های نامربوط را ببندید و یک محیط کاری متمرکز ایجاد کنید.
- استراحت و مراقبت از خود: این تکنیک مدیریت زمان به این صورت است که باید برای استراحت و شارژ مجدد به طور منظم استراحت کنید. در فعالیت هایی شرکت کنید که سلامت جسمی و روانی را ارتقا می دهند، مانند ورزش، مدیتیشن یا گذراندن وقت در طبیعت.
- ابزارهای مدیریت زمان: از ابزارها و برنامه های مدیریت زمان برای کمک به برنامه ریزی و پیگیری وظایف خود استفاده کنید. برای به کار بستن این تکنیک مدیریت زمان می توان به تقویم های دیجیتال، نرم افزار مدیریت پروژه یا برنامه های مدیریت کار اشاره کرد.
- بهبود مستمر: به طور منظم شیوه های مدیریت زمان خود را بررسی و ارزیابی کنید. زمینه هایی را برای بهبود شناسایی کنید و تکنیک ها یا استراتژی های جدیدی را که با سبک کاری و اهداف شما همخوانی دارد، آزمایش کنید.
- «نه» گفتن را بیاموزید: با یادگیری «نه» گفتن به وظایف یا درخواست‌هایی که با اولویت‌های شما همخوانی ندارند یا برنامه‌تان را سنگین میکنند، زمان و تعهدات خود را اولویت‌بندی کنید. این تکنیک مدیریت زمان نیاز به توانایی فن بیان دارد که شما میتوانید با آموزش فن بیان به راحتی از آن بهره ببرید.
به یاد داشته باشید که مدیریت زمان یک فرآیند شخصی است و یافتن تکنیک هایی که برای شما بهترین کار را دارند ممکن است زمان ببرد. استراتژی های مختلف را آزمایش کنید، آنها را با نیازها و ترجیحات خاص خود تطبیق دهید، و در هنگام یادگیری و رشد، آماده تنظیم رویکرد خود باشید.
آموزش مدیریت زمان برای چه افرادی مناسب است؟
قبل از اینکه به بررسی تکنیک‌ها و حتی تعریف بپردازیم، باید ببینیم آیا آموزش مدیریت زمان به درد ما میخورد؟ یا وقت گذاشتن برای آن اتلاف عمر و وقت ماست و بهتر است به جای یادگیری این مهارت مثلا برویم کشکمان را بسابیم؟
خیلی از افراد فکر میکنند آموزش مدیریت زمان فقط مخصوص افرادی است که همین الان موفق هستند، شرکت و کسب و کار خود را دارند یا پزشک هستند و وقت هیچ کاری را ندارند.
شاید این افراد دارای اولویت بسیار بالایی برای یادگیری و آموزش مدیریت زمان باشند و یک تکنیک بتواند زندگیشان را زیر و رو کند، درآمدشان را چند پله افزایش دهد و در نهایت باعث تقویت روابط شود، اما آیا بقیه افراد به مدیریت زمان نیاز ندارند؟
آیا فردی که میخواهد کارمند شود و از یک طرف باید به مسائل خانوادگی بپردازد و از طرف دیگر باید برای آزمون استخدامی بخواند به مدیریت زمان نیاز ندارد؟ آیا میتواند همزمان بهترین نتیجه را در آزمون استخدامی بگیرد و از طرف دیگر خانواده را راضی نگه دارد؟
آیا دانش آموزش که کنکور دارد بدون آموزش مدیریت زمان و برنامه‌ریزی میتواند حتی به موفقیت در کنکور فکر کند، چه برسد به اینکه در دانشگاهی که دوست دارد رشته مورد علاقه خود را بیاورد؟
قطعا همه افرادی که یک ویژگی خاصی دارند، نیاز به آموزش مدیریت زمان دارند! اما سوال اساسی این است که چه افرادی به این مهارت نیاز دارند و این ویژگی خاص چیست که به وقت و عمر ما ارزش میدهد؟ قبل از مطالعه ادامه فکر کنید که این ویژگی چیست؟
احتمالا درست حدس زدید!
“داشتن هدف” ویژگی مشترک تمام افراد موفق و البته پیگیر مدیریت کردن وقت است!
مهم نیست که هدف ما چیست، مهم این است که فرد هدفمندی باشیم. فقط کافی است در زندگی یک هدفی برای خود معین کنیم، آنجاست که دیگر یک تکنیک، یک مهارت بیشتر در آموزش مدیریت زمان میتواند سرعت رسیدن ما به هدف را افزایش دهد یا اصلا کاری کند که ما به هدف خود برسیم!
اگر کمی در مورد هدف گذاری و برنامه‌ریزی بدانیم احتمالا با مدل هدف‌گذاری SMART آشنا هستیم. آخرین حرف مدل هدف گذاری اسمات (T) زماندار بودن است. اگر شما هدفی برای خود مشخص میکنید باید به صورت دقیق بدانید که تا چه زمانی قرار است به این هدف برسیم!
اینجاست که آموزش مدیریت زمان در موفق شدن و رسیدن ما به اهداف زندگی اثرگذار است. اینجاست که تفاوت افراد موفق با افراد شکست خورده مشخص میشود!
مهم نیست ما کدام یک از اهداف زیر را داریم، مهم این است که مدیریت زمان ضامن موفقیت ماست:
- ارتقای شغلی
- موفقیت همزمان در زندگی شخصی و کار
- قبول شدن در کنکور
- پیدا کردن شغل دوم یا راه اندازی شغل خانگی
- افزایش درآمد
- کم کردن وزن و تناسب اندام
- ورزش کردن و سلامتی جسمانی
شاید شما مثال‌های خیلی بیشتری در مورد اهاف زندگی به ذهنتان برسد، اما یک لحظه تصور کنید و ببینید یکی از مهمترین عوامل موفقیت در تک تک این اهداف آموزش مدیریت زمان است!
احتمالا علت اصلی میزان و تفاوت موفقیت افراد در شغل، ارتباطات شخصی، مسیر کارآفرینی و رشد استارت آپ، مدیرت زمان است.
تفاوتی ندارد که ما برای کنکور، خود را آماده میکنیم، میخواهیم شغل خانگی خود را داشته باشیم و مثلا یک سئو کار ماهر شویم، یک مدیر هستیم و میخواهیم وقت بیشتری برای خانواده و بچه ها پیدا کنیم یا حتی خانم خانه داری هستیم و میخواهیم در کنار کارهای منزل و نگهداری از بچه ها بهترین شغل برای زنان یعنی درآمد از روش تدریس را شروع کنیم، باید زمان خود را مدیریت کنیم تا به هدفی که انتخاب کرده‌ایم برسیم!
ما در ب م م مدیریت زمان را بر عکس اکثر منابع، مراجع و سایت‌ها یک مهارت از سری مهارت‌های هوش هیجانی میدانیم، پس اگر دنبال این هستید که تکنیک های به درد نخوری مثل نوشتن لیست کارها و خوردن قورباغه بزرگه در اول صبح یا سایر تکنیک هایی که مدرسان زردی مثل برایان تریسی آموزش میدهند، هستید باید به شما بگوییم که متاسفیم دیدگاه اشتباهی را مدرس ها و کتاب های زرد در سر ما انداخته‌اند، که فقط ما را سر خورده‌تر میکند!
مدیریت زمان چیست؟
اگر آموزش ها و مقاله های قبلی را دنبال کرده باشید روش ما معمولا این است که تعاریف سایر منابع و مراجع را می‌آوریم هر کدام را نقد میکنیم و با دلیل میگوییم که چرا این تعریف ناقص است و در نهایت تعریفی که فکر میکنیم درست است را با هم بررسی میکنیم، اما در مورد مدیریت زمان بر عکس سایر مقالات ب م م یک راست میرویم سراغ اصل داستان زیرا:
در تعریف “مدیریت زمان چیست” آنچنان مرجع بزرگی که اکثر افراد به آن استناد کنند و زرد هم نباشد. منظور از کتاب یا مدرس زرد این است که شرح دهنده سعی میکند با جملات جذاب و بدون هیچ نگاه علمی، مباحث علمی را فقط با جملات قشنگ و فن بیان بالا به خورد مخاطب بدهد و مخاطب در لحظه اول کیفش کوک میشود ولی بعد از گذشت هیجان اولیه متوجه میشود که وقتش تلف شده و چون قبلا مدرس یا کتاب را در ذهنش تایید کرده با خود فکر میکند که حتما مشکل من هستم و در نتیجه عزت نفس و اعتماد به نفس او از دست میرود!
دقت کنید مباحث روانشناسی و توسعه فردی مثل مدیریت زمان بسیار مهم و تاثیرگذار است و اگر ما به سراغ یک مدرس یا کتاب زرد با تعریف بالا برویم احتمالا علاوه بر وقت و هزینه مهمترین دارایی خود یعنی عزت نفسمان را از دست میدهیم! عزت نفس یعنی اینکه خودمان را همین جوری که هستیم بپذیریم و خودمان را دوست داشته باشیم.
زمانی که این کتاب‌ها و مدرسان ابله مدیریت زمان که ادعایشان سقف را روی سر مشتاقان موفقیت خراب میکند، برای همه نسخه میپیچند که یک لیست درست کن و بعد مهمترین و سخت ترین کار را اول انجام بده و وقتی شخص نمیتواند طق لیست پیش برود و حتی کار بزرگ را انجام دهد، دست آخر خودش را سرزنش میکند و عزت نفسش از بین میرود!
چند بار تا کنون با خودمان تصمیم گرفته ایم که از امروز میخواهم از وقتم بهتر استفاده کنم و بدون یادگیری تخصصی و آموزش مدیریت زمان، یک برگه کاغذ بر داشته ایم و نوشتیم 7 تا 7.30 صبحانه و بیدار شدن، 7.30 تا 8 مطالعه و همینطور الی آخر و بعد آخر شب دیده‌ایم که برای ما فقط یک حسرت به جا گذاشته شده که چرا من نمیتوانم؟ چرا من تنبلم؟ چرا موفق نمیشوم و هزاران چرای لعنتی دیگر!
این چند پاراگراف بالا که با هم در موردش صحبت کردیم لازمه ورود به تمام مباحث توسعه فردی از جمله مدیریت زمان است. پس بعد از خالی کردن ذهنمان از این مزخرفات برویم سراغ تعریف خودمان:
مدیریت زمان یعنی با عقل الانمون سعی کنیم برای رسیدن به زندگی بهتر زمانمان را خرج کنیم.
تعریف بالا سه تا پارامتر مهم دارد:
1. عقل الان
احتمالا همه ما تا حالا برامون پیش اومده که یا خودمون بگیم یا دیگران بگن که چرا من اینکارا نکردم؟ چرا کنکور نخوندم؟ چرا به جای کنکور ریاضی کنکور تجربی ندادم؟ جرا به جای یادگیری آموزش فروش و آموزش تبلیغات برای کسبوکارم وقتم را گذاشتم برای گرفتن مدرک mba که به هیچ کار من نمی‌آید؟ و از این سوال‌های ناامید کننده.
باید دقت کنیم که ما با فهم، درک، تجربه و خرد در هر لحظه میتوانیم برای موفقیت و پیشرفت خود اهدافی را تعیین کنیم که ممکن است بهترین انتخاب نباشد و بعدا متوجه شویم که ای کاش هدف بهتری برای خود انتخاب میکردیم!
2. زندگی بهتر
بیایم خودمون را گول نزنیم! اکثر ما متاسفانه حتی نمیدانیم که الان ضروری ترین کار و هدف برای رسیدن به زندگی بهتر چیست و بدتر از آن اینکه نمیرویم برای آموزش خود هزینه کنیم یا یک جلسه مشاوره برای بهبود زندگی شخصی و کسب و کارمان بگیریم که حداقل بدانیم که هدف لعنتی ما چی باید باشد، به کدوم مسیر باید برویم و مواردی مثل این و وقت خود را برای یادگیری تکنیک های به درد نخور مدیریت زمان تلف میکنیم.
اگر میخواهید در کسب و کار خود موفق بشید محمد نیکبخت بهترین گزینه برای مشاوره دادن به شماست چرا که علاوه بر دیدگاه کسبوکاری و مدیریتی، با دیدگاه روانشناسی میتواند دیدگاه‌های متفاوت و اثرگذاری را برای پیشرفت شما ارائه دهد. برای رزرو وقت مشاوره بر روی لینک رو به رو کلیک نمایید: رزرو مشاوره
3. خرج زمان
باید دقت کنیم که زمان ما بسته به کسب و کار و زمینه فعالیت مان ارزش دارد. فقط کافی است درآمد ماهانه خود را به 176 ( تعداد ساعات کاری یک هفته که به صورت میانگین 44 ساعت است را در 4 هفته یک ماه ضرب میکنیم یعنی 44*4=176 ) تقسیم کنید تا ببینید هر ساعت شما چقدر می‌ارزد. اینطور میتوانیم به ارزش واقعی آموزش مدیریت زمان پی ببریم!
به عنون مثال فردی که ماهانه 17 میلیون و 600 درآمد دارد، هر ساعتش 100 هزار تومان ( 17.600.000تقسیم بر 176 برابر 100 هزار میشود ) ارزش دارد.
در کمترین حالت که فردی بیکار است باید ارزش زمان خود را از پایه حقوقی کشور به دست آورد.
پس باید توجه کنیم که بسته به سطح و جایگاه هر کدام از ما، زمانمون دارای ارزش است که یا میتوانیم با یادگیری مهارت مدیریت زمان از آن بهتر بهره ببریم و درست خرجش یا مثل یک فرد قمارباز بر روی آن ریسک کنیم یا در نهایت آن را تلف کنیم.
به صورت کلی از نظر ما، گنجینه زمان را میتوان به 4 صورت خرج کرد:
- زندگی شخصی: یعنی سعی کنیم وقتمان را برای بهبود روابط ( وقت گذراندن با دوست، همسر و فرزند و خانواده )، استراحت ( مشافرت، سینما، خواب، شهربازی و مواردی مثل این )، رفتن به دکتر، آموزش ( مطالعه کتاب، شرکت در دوره آموزشی، وبینار و کلا هر شیوه آموزشی دیگر ) و هر در مجموع هر چیزی که به زندگی شخصی ما کمک میکند.اصل و اساس مدیریت زمان باید بر روی این بخش باشد زیرا فردی در هیچ کاری موفق نمیشود و به آرامش نمیرسد مگر با آموزش و توسعه فردی!
.
. - کسب و کار: از زمانی که برای یادگیری کسب و کار مورد نظر خود میگذاریم ( مثلا پزشک، وکیل یا مهندسی که برای شغل آینده خود در حال یادگیری است ) تا زمانی که به آن مشغولیم ( مثالا کارمندیم یا در مطب مریض ویزیت میکنیم ) و در نهایت زمانی که برای ارتقا، بهبود، بازاریابی و افزایش درآمد میگذاریم.
.
.
تذکر: متاسفانه اکثر فارادی که به دنبال مدیریت زمان هستد افرادی هستند که کسب و کارو پیشرفت در کسب و کار را اولویت اصلی خود قرار داده‌اند، اما باید بدانیم که تحقیقات و تجربیات زیادی در زمینه روانشناسی نشان داده است که سه رکن اساسی خوشبختی عبارتند از سلامتی ( جسم و روان )، روابط سالم و کسب و کار. حال اگر ما فقط برای کسبو کار برنامه ریزی و تلاش کنیم این خطر وجود دارد که از دو بعد دیگر عقب بمانیم و مثلا یک ماه است که باید به دکتر برویم ولی وقت نمیکنیم چون همش در جلسه هستیم. یا الان چند روزی است که حتی شام را در کنار همسر و فرندان خود نیستیم و ممکن است روابط خود را از دست بدهیم.
.
.
.
.
. - قمار: خیلی از ما به خصوص در زمانی که میخواهیم تازه یک رابطه را شروع کنیم یا وارد بازار کار بشویم گاهی اوقات بدون داشتن هدف و برنامه ریزی و با ذکر این جمله که از این ستون تا اون ستون فرج است، وقت خود را هدر میدهیم و به نوعی بزرگترین سرمایه خود یعنی عمر و زمان را هدر میدهیم که ما اصطلاحا به این کار میگوییم بر روی زمان خود با مدیریت زمان قمار میکند!
.
. - تلف کردن: خیلی از ما مطمئنیم کاری که داریم میکنیم و هدفی که گذاشته‌ایم هیچ کمکی به بهبود زندگی ما نمیکند ولی باز هم میخواهیم با مدیریت زمان انجامش دهیم!
.
.
به عنوان مثال میدانیم یک رابطه جواب نمیدهد، میدانیم این شغلی که انتخاب کرده‌ایم نهایتا ما را به درآمد 5 میلیونی میرساند که با آن نه میشود خانه خرید و نه حتی یک زندگی آبرومندانه ( همه شغل ها شریف است و منظور فقط از دیدگاه ذهنی خودمان است ) داشت، میدانیم با برنامه ریزی کردن و صرف هزینه زمانی برای طراحی سایت آموزشی توسط خودمان فقط وقتمان تلف میشود ولی باز هم ادامه میدهیم و میبینیم ای دادِ بیداد که عمرمان رفت چون به آموزش مدیریت زمان بها ندادیم!
این آموزش به صورت دو هفته یک بار تکمیل میشود تا با هم و در کنار هم بتوانیم با یادگیری مدیریت زمان به موفقیت، پیشرفت و خوشبختی بیشتری دست پیدا کنیم تا آن زمان میتوانید به آدرس ( toggl.com ) بوید و از بعضی تکنیک های آن استفاده کنید.
اگر سوالی هست خوشحال میشوم با هم در موردش صحبت کنیم، برای این کار فقط کافی است کامنت بگذارید: